システムエンジニアが教えるパソコン業務効率化方法

今の時代どんな仕事でも必ずパソコンで作業することが多いかと思います。
就職するまでにオフィスソフトを使いこなせたら、仕事をスムーズに行えます。タイピングが早くできたら、メールの文章を作る際に有利だったりします。

分かりやすい効率化といえば、キーボードでショートカットキーを使うなどですね。コピペ(コピー&ペースト)のショートカットキーは覚えておきましょう。よく使うし便利です。

ショートカットキーの『Ctr+C』でコピー、『Ctr+V』で貼り付けを行えます。こういったショートカットキーはとても便利ですが、他にもパソコンには便利機能が盛り沢山あり、使いこなせれば日々の業務を効率化することができます。

ということで、今回はPCの知識を深めたシステムエンジニアが仕事で実際に使っていた業務効率化方法を少し紹介してみます。

さくらエディタによる一括置換

Windowsには標準でメモ帳というテキストエディタソフトが搭載されていますが、システムエンジニアなどプログラマーはもう少し機能が備わった好みのテキストエディタをインターネットからダウンロードして利用することが多いです。私も古くからテキストエディタとして親しみがある「さくらエディタ」を使用しています。

この機能はプラグラミングをする上でかなり重要でとてもよく使います。そしてプログラミング以外でもメールの文章や、プレゼン資料の下書きなどでも使えることが多いです。
事務処理で、文章を扱うようなお仕事をするなら、是非とも使いこなしておいた方がよいでしょう。

テキストエディタに限らず、オフィスソフトや、Googleのソフトウェアでも機能として付いていると思いますので数十秒の短縮と小さなミスをへらすために是非とも活用してみましょう。

⇒さくらエディタのインストールはこちら

バッチ処理での自動化

エンジニアでなければ、バッチ処理という言葉を聞いたことがないという方は多いかと思います。

バッチ処理とは、複数の処理を一括で行ってしまうような処理のことをいいます。そしてこのバッチ処理を覚えるとあらゆる事を自動化することができます。

例えば、朝会社に出勤してきて必ずPCの電源を付けて、メールソフトとブラウザと勤怠ソフトを立ち上げて、立ち上がるまで数分待つようなことがあればバッチ処理を使うと自動処理することができます。

PCを出勤する数分前に自動で立ち上がるようにセッテイングして、PCが立ち上がればバッチ処理を実行して自動で各ソフトを起動させたりとできることが幅広いです。

他にもPhotoshopのような画像編集ソフトでもバッチ処理プログラムを作ることができます。画像を開き、拡張子を変更して保存するや、画像の右下にロゴを配置するなどの処理を数100枚という画像をドラッグ&ドロップするだけで自動で処理してくれるような機能ができてしまいます。

パソコンで同じような作業をしていると感じたら、ほとんどの場合、自動化してバッチ処理できることが多いですので気づいたら検討してみるのがよいでしょう。

チャットツールで報連相の高速化

スタートアップ企業など、社内でのやりとりにはレスポンスが早いチャットツールを使うととても便利です。

メールだと、毎回新規作成して宛先を書いて送信するといった手間がありますが、チャットツールだと文章を打ち込んで送信キーを押すだけで送ることができるのでとても早く、すぐに相手に届くのでレスポンスもとても早いです。

これだと複数人に一気に送信することができるので、管理がとても楽です。またチャットツールだと、トークの目的毎にグループの作成ができるので、業務毎にメンバーを選出してトークすることが可能となります。

なので、不必要に情報を知らなくて良い人に一斉メールを送る必要もないですし、メールのように毎回かしこまった文章を書かなくてよいので、業務がとてもスムーズになります。

どんな仕事でもチャットツールを取り入れることで、細かなことを気軽に問い合わせることができて密にコミュニケーションをとることができるので、とても便利な機能です。

多機能マウスでマウス生活

マウスに複数ボタンがあると、本来キーボードで行うようなエンタキーや、クリックしないとできないような進む戻るボタンなどをマウスひとつでできるようになります。

これがあるのとないのでは、格段に作業効率が変わってきます。1日のパソコン業務のうち戻るボタンを何回押しているか、エンタキーを何回押しているのか一度数えてみてもよいでしょう。

最後に

いかがでしたでしょうか?
他にもシステムエンジニアとして仕事をしていると、タスク管理ツールなど仕事に役立つツールが多いですので、興味があれば調べて活用してみましょう。